Comment fonctionne Incleus

Un parcours du produit, pour la personne qui dirige l’entreprise et pour celles qui travaillent sur les chantiers. Si quelque chose ne se comporte pas comme décrit ici, cela vaut la peine de nous le dire — la dernière section explique comment.

Ce que c’est

Incleus produit des soumissions, des factures et des reçus, suit ce qu’un chantier coûte par rapport au prix soumis, et conserve les registres qu’un comptable demande. Conçu pour les entreprises de métiers au Canada, en français et en anglais.

Le logiciel planifie, suit, avertit et organise. Il ne produit aucune déclaration et ne vous dit jamais quelle taxe vous devez — il rapporte la taxe perçue et la taxe payée comme deux faits distincts, car ce qui est dû relève de vous et de votre comptable.

Diriger l’entreprise

Soumissions, factures et reçus

C’est le même document avec un type différent. Vous le composez dans l’éditeur, l’enregistrez comme brouillon autant de fois que vous voulez, et l’émettez quand il est juste.

  • Un brouillon se modifie librement. Rien n’y est définitif.
  • L’émission attribue le numéro et fige le document.
  • L’envoi l’expédie au client par courriel et consigne qu’il est parti.
  • Un paiement est consigné contre lui ; le solde est calculé, jamais saisi.

Réutiliser des postes déjà facturés

Sous les postes d’un document, deux boutons s’ajoutent à « Ajouter un poste ». « Du catalogue » cherche parmi les postes que vous avez enregistrés — tapez n’importe quels mots du nom, dans n’importe quel ordre — et ajoute celui que vous choisissez ; la liste reste ouverte, ce qui permet d’en ajouter plusieurs d’affilée. Pour mettre des postes au catalogue, utilisez « Enregistrer ces postes au catalogue » sur un document qui les contient. Un poste du catalogue est copié sur le document, non lié à lui : en changer le prix plus tard ne modifie jamais un document où il a été ajouté.

« D’un document précédent » liste les soumissions, factures et reçus que vous avez émis, ceux du client en cours d’abord, et copie les postes de l’un d’eux sur le document que vous rédigez — quantités, prix et taux de taxe compris. Si le destinataire est encore vide, ce client est rempli aussi. Le document d’origine n’est pas touché.

Certains postes sont laissés de côté exprès. Un poste qui facturait des heures ou un coût de chantier est lié au travail qu’il a facturé, et le copier facturerait ce travail une seconde fois ; une note sous les boutons indique combien ont été écartés. Vous êtes aussi prévenu si le document d’origine était dans une autre devise ou un autre mode de taxe, ou si l’un de ses taux a été supprimé depuis — ce poste arrive alors sans taxe jusqu’à ce que vous cochiez de nouveau un taux.

Rédiger une soumission dont le prix peut encore bouger

Le mot en haut du document — soumission, estimation — n’est qu’une étiquette. Ce qui détermine si un montant peut changer, c’est le texte : avez-vous dit qu’il pouvait bouger, dans quelles conditions et de combien. Une estimation rédigée comme un prix ferme sera lue comme un prix ferme.

Si un montant est réellement provisoire, dites-le en quatre temps. S’il en manque un, vous avez un prix ferme accompagné d’un avertissement, ce qui est le pire des deux.

  • Quelle ligne est provisoire — pas le document au complet. Trois lignes fermes et une ouverte, c’est plus clair que de tout nuancer d’un coup.
  • Ce qui le ferait bouger. La condition réelle, pas une catégorie : « si le mur cache du filage non conforme, il faudra le remplacer », plutôt que « imprévus de chantier ».
  • De combien, approximativement — une fourchette ou un plafond.
  • Ce qui se passe avant que ça bouge. Un prix qui change après un appel, ce n’est pas la même chose qu’un prix qui change.

C’est la précision qui fait lire tout cela comme de la compétence plutôt que comme une échappatoire. Un inconnu nommé prouve que vous avez déjà ouvert ce genre de mur ; un inconnu vague prouve que vous n’y avez pas réfléchi. « Le prix peut varier selon les conditions du chantier » ne dit rien, sinon que vous vous gardez une marge.

Et ce qui inquiète le client, c’est rarement l’argent : c’est de recevoir une facture-surprise. D’où le fait que la phrase sur ce qui se passe d’abord rassure davantage que le montant, et qu’un plafond (« pas plus de 800 $ de plus sans votre accord ») ne vous coûte rien si votre fourchette était honnête.

Les exclusions règlent plus de différends que le prix. Énumérez ce qu’une personne raisonnable pourrait croire inclus : reprise de gypse, peinture, permis, rebuts, stationnement. Le test : si ça tournait mal, qu’est-ce que le client dirait avoir cru inclus ?

Donnez une date de validité à la soumission. Le prix des matériaux bouge, et une soumission sans échéance est un prix offert pour toujours.

Tout cela se met dans les notes du document, et rédigez-les comme vous voudriez les voir sur la facture. Quand votre client accepte la soumission à partir de son lien, les lignes, les taxes par ligne, les coordonnées du client et les notes sont reportées sur une facture émise et envoyée par courriel sur-le-champ — ce que vous avez écrit au moment de soumissionner est donc ce que dit la facture, mot pour mot, sans brouillon entre les deux. Si cette facture ne peut pas être émise automatiquement, elle vous attend à l’état de brouillon et vous en êtes avisé. Quand vous marquez vous-même une soumission comme acceptée, la facture arrive plutôt à l’état de brouillon : ce qui a réellement changé s’ajuste avant l’émission. Dans les deux cas, la soumission reste telle qu’émise et conserve son propre numéro.

Rien de tout cela ne constitue un avis juridique. Qu’un document vous engage ou non dépend de votre province, de votre rédaction et des circonstances — c’est une question pour un avocat, pas pour un logiciel de facturation.

Un document émis ne se modifie pas

Une fois émis, un document est figé, et c’est délibéré plutôt qu’embêtant : le client en détient une copie, et un registre qu’on peut réécrire discrètement n’est pas un registre. Corriger une facture émise veut dire produire un autre document — une note de crédit, une révision, ou une nouvelle facture. C’est la même règle qui fait que des frais de retard sont du texte sur la page et jamais un calcul que le logiciel applique de lui-même.

Deux façons de traiter la taxe

Le mode manuel est complet, gratuit et exact à la ligne : vous fixez les taux et choisissez lesquels s’appliquent à chaque ligne, y compris plusieurs sur une même ligne, et le prix taxes incluses ou en sus. La plupart des entreprises n’ont besoin de rien d’autre.

Le mode automatique demande à Stripe Tax quoi facturer, une seule fois, au moment de l’émission. Il exige un compte Stripe connecté, car la réponse doit être calculée à partir de VOS inscriptions et non des nôtres — autrement le chiffre serait faux avec assurance, sur la seule donnée pour laquelle un client peut être vérifié.

Clients

Un client porte l’adresse où le document est envoyé, s’il est exonéré de taxe, et la langue dans laquelle ses documents sont rédigés. Cette dernière suit le client, pas vous : un client francophone continue de recevoir des documents en français, peu importe qui les saisit.

Chantiers

Un chantier est un contenant pour le travail. Rattachez-le à la soumission qui l’a chiffré et cette soumission devient la référence — les coûts et les heures se mesurent ensuite contre elle, et le graphique de marge montre l’écart pendant qu’il reste du temps pour agir.

Si le client reçoit une nouvelle soumission, l’ancienne référence est conservée plutôt qu’écrasée. Un graphique qui repasse au vert doit vouloir dire que le chantier s’est redressé, pas que quelqu’un a déplacé la cible.

Les tâches d’un chantier

Un chantier porte une liste de tâches. Chaque tâche est un intitulé, une personne à qui elle est attribuée et une date d’échéance. L’attribution se fait à une personne capable d’ouvrir Incleus, et non à un nom de votre liste de travailleurs — une tâche confiée à un sous-traitant sans accès est une tâche que personne ne voit. N’importe quel membre de l’entreprise peut cocher une tâche comme terminée ; vous pouvez ajouter et supprimer les vôtres.

Les tâches attribuées à quelqu’un apparaissent sur son propre écran, celui où arrive un membre à la connexion — l’éditeur de factures ne sert à rien à quelqu’un sur un toit. Une tâche dont l’échéance est passée y est signalée comme en retard. Rien n’est envoyé : la liste est l’endroit où l’on regarde, et Incleus n’envoie aucun courriel, aucune notification et aucun rappel au sujet d’une tâche.

Une tâche est une liste à cocher, pas un budget. Elle n’est rattachée à aucune ligne de la soumission, elle ne porte aucun montant, et la cocher ne modifie aucune marge. Les heures et les coûts se rattachent au CHANTIER — c’est à lui que la référence se compare — de sorte qu’une tâche qui prend deux fois plus de temps se voit comme des heures sur le chantier, et non comme un chiffre à côté de la tâche.

Coûts et reçus

Photographiez un reçu et il est lu pour vous — fournisseur, total, taxe, les lignes. Ce qui est lu est une PROPOSITION. Rien ne devient un coût tant qu’une personne n’a pas vérifié et confirmé, car un chiffre mal lu corrompt discrètement la marge, puis le prévu-contre-réel, puis le dossier du comptable.

L’image est conservée quoi qu’il arrive au coût. Supprimer un coût ne détruit jamais le document derrière.

C’est ce qui rend l’image utile longtemps après le mois où la dépense a eu lieu. Rien dans Incleus ne supprime un reçu : ni la fiche ni le fichier derrière elle n’ont de voie de suppression, et archiver un reçu le range plutôt que de l’effacer. Le dossier du comptable énumère les coûts et pointe vers les images qui les ont payés, de sorte qu’une question sur un chiffre d’il y a deux ans se répond avec le document plutôt que de mémoire.

Deux autres choses sont consignées, parce que quelqu’un pourrait un jour le demander. La personne qui photographie un reçu n’est pas celle qui l’approuve : une fois le reçu soumis, elle peut le reclasser sur un autre chantier ou le renommer, et les montants comme l’approbation appartiennent à qui peut inscrire des coûts. Et chaque fois qu’un lien vers l’image d’un reçu est émis, Incleus consigne qui l’a demandé, de quel reçu il s’agit et à quel moment la clé a cessé de fonctionner. Ce que rien de tout cela ne prétend, c’est qu’une image ne peut pas être modifiée : une personne de votre entreprise peut remplacer le fichier derrière un reçu, et Incleus n’en garde aucune version antérieure à laquelle le comparer.

Transférer des factures

Votre entreprise dispose d’une adresse de transfert, sous Réglages → Factures transférées. Transférez-y la facture d’un fournisseur, ou donnez l’adresse à un fournisseur ou à tout service qui vous envoie des factures par courriel, et les pièces jointes arrivent dans votre file de reçus, non classées et en attente de votre approbation — exactement là où va un reçu photographié. Elles sont lues par l’extracteur quand un propriétaire ou un administrateur ouvre la file, et non à leur arrivée. Rien ne devient un coût avant que quelqu’un le confirme.

Le courriel d’un expéditeur approuvé va directement dans la file, mais seulement si le domaine de l’expéditeur confirme que c’était bien lui — une vérification appelée DMARC, faite par les serveurs de notre fournisseur de courriel, que l’expéditeur ne peut pas falsifier. Les adresses de votre équipe sont approuvées lorsque vous créez l’adresse. Le courriel de tout autre expéditeur, ou d’une adresse approuvée dont le domaine ne le confirme pas, est retenu. Vous décidez selon l’expéditeur : le laisser passer, le laisser passer et faire confiance à cet expéditeur désormais, ou le refuser. Les fichiers retenus ne sont jamais ouverts dans Incleus, et ils sont supprimés après quatorze jours si personne ne décide.

Des PDF et des photos — JPEG, PNG, GIF ou WebP — de 5 Mo chacun au plus, et jusqu’à dix par message. Les logos de signature et les images de suivi sont ignorés. Le type d’un fichier est déterminé par son contenu plutôt que par son nom : un fichier qui se dit PDF sans en être un est donc refusé. Un reçu écrit dans le corps d’un courriel, sans pièce jointe, ne peut pas encore être importé ; il est indiqué sous Récent pour que vous sachiez qu’il est arrivé. La même facture transférée deux fois est reconnue et ajoutée une seule fois.

L’adresse fonctionne comme une clé. Si elle se retrouve là où elle ne devrait pas, remplacez-la dans les Réglages — l’ancienne cesse de fonctionner aussitôt, alors mettez à jour tout ce qui y transfère. Au cas où une adresse aurait circulé, le transfert est mis en pause après 20 messages en une heure ou 100 en une journée. Incleus ne répond jamais à qui que ce soit qui lui écrit.

Les véhicules et le coût du kilomètre

Un véhicule se trouve dans les réglages, à côté de votre équipe, parce qu'il relève de la même catégorie : une ressource de l'entreprise qui porte un taux et des frais en dessous. Vous lui donnez un nom, indiquez la distance parcourue avec un litre, le prix que vous payez le carburant et le kilométrage mensuel approximatif.

Le coût au kilomètre est calculé à partir de ces données, il ne se saisit pas. Le carburant correspond au prix du litre divisé par la distance qu'il permet de parcourir; la location, l'assurance, les plaques et les pneus s'y ajoutent, répartis sur le kilométrage mensuel que vous avez indiqué. C'est ce chiffre qui sert à chiffrer un trajet, et l'écran en détaille les composantes pour que vous voyiez d'où il vient.

Saisissez la consommation en kilomètres par litre, ou en milles par gallon si c'est le chiffre dont vous disposez. Dans ce dernier cas, précisez s'il s'agit d'un gallon américain ou impérial : l'écart atteint près d'un cinquième et rien en aval ne peut deviner lequel vous visiez.

Deux situations sont signalées explicitement plutôt que laissées à votre vigilance. Si le taux comprend le carburant et que vous classez aussi des reçus de carburant pour ce véhicule, chaque chantier impliquant de la route paie deux fois le même carburant. Si le taux exclut le carburant et qu'aucun carburant n'a jamais été classé, le carburant compte pour rien, ce qui fait paraître le véhicule moins coûteux qu'il ne l'est. Rien n'est bloqué; les deux sont dits.

Ce que le véhicule vous a réellement coûté — réparations, pneus, inspection — figure à côté des frais fixes que vous avez saisis, afin que vous puissiez corriger votre hypothèse en cas d'écart. Cela ne modifie jamais le taux de lui-même : une facture de freins de huit cents dollars rechiffrerait sinon tous les trajets déjà effectués et facturés.

L'odomètre et ce qu'il peut prouver

Un trajet, ce sont deux photos du compteur prises à quelques heures d'intervalle, et la distance en est l'écart. Vous choisissez le véhicule avant la première, puis l'écran vous indique quelle photo il attend : une pour commencer un trajet, ou une pour terminer le trajet déjà ouvert sur ce véhicule. Vous ne choisissez jamais : cela découle de l'état du véhicule.

Si quelqu'un prend le volant sans que le conducteur précédent ait fermé son trajet, photographiez le compteur et indiquez que vous prenez le relais. Cette seule photo ferme son trajet à ce relevé et commence le vôtre au même chiffre, si bien que rien ne disparaît entre les deux. Le trajet fermé est signalé comme terminé par la photo d'un autre.

Enregistrez aussi la conduite privée en cochant qu'elle n'était pas pour le travail. Elle n'est jamais imputée à un chantier. L'enregistrer reste utile, car les relevés doivent s'enchaîner : un week-end que personne ne photographie ressemble exactement à un trajet d'affaires oublié.

Vous pouvez relever le compteur au début d'une période et de nouveau à la fin. L'écart correspond à la distance réellement parcourue et c'est le seul moyen de repérer les trajets jamais enregistrés : tout le reste vérifie des trajets existants. L'écran affiche ensuite la distance parcourue, celle effectuée pour le travail, la partie privée et le reste. Il n'indique pas quelle proportion est déductible : cela relève de votre situation fiscale, et l'application ne s'y prononce pas.

Les heures, et les trois décisions à leur sujet

Elles sont distinctes à dessein, et il vaut la peine de savoir laquelle est laquelle. CONFIRMER UN POINTAGE dit que quelqu’un a vu cette personne travailler. LIBÉRER LES HEURES dit que le chiffre est juste et peut être facturé. CORRIGER UN QUART change les heures quand un bouton n’a pas été pressé.

Tant que des heures ne sont pas libérées, elles ne figurent sur aucune facture ni dans aucune marge. Les heures d’un membre attendent par défaut ; vous pouvez accorder à quelqu’un le droit de saisir des heures qui comptent immédiatement.

Une correction n’écrase jamais ce que le pointage a enregistré. Les deux sont conservés et affichés côte à côte, avec la raison, que la personne visée peut lire. Une pause ajoutée après coup est marquée comme ajoutée plutôt que pointée, car un inspecteur qui demande si une période de repas a été accordée doit pouvoir les distinguer.

Les heures libérées parviennent au client par l’éditeur de factures : choisissez le chantier sous « Ajouter des heures non facturées » et chaque entrée libérée qui n’a pas encore été facturée devient sa propre ligne, avec la date et la description du travail. La quantité correspond aux minutes de l’entrée arrondies À LA HAUSSE selon l’incrément du chantier — une minute par défaut, c’est-à-dire aucun arrondi — et le taux est celui inscrit sur l’entrée, ou celui du chantier si l’entrée n’en a pas. Ce sont des lignes de brouillon ordinaires : vous pouvez les modifier, les reformuler ou les supprimer avant l’émission. L’émission marque ces heures comme facturées sur cette facture, et elles disparaissent du sélecteur.

Les personnes et ce qu’elles peuvent faire

On se joint par invitation à son adresse courriel, ce qui prouve qu’il s’agit bien de la personne visée. Trois permissions se décident au moment de l’invitation, et chacune est désactivée tant que vous ne l’activez pas.

  • Saisir des coûts sans approbation — leurs reçus confirmés deviennent des coûts aussitôt.
  • Saisir des heures sans approbation — leur temps compte dès la saisie.
  • Approuver le temps des autres — ils peuvent libérer des heures et corriger un pointage.

Ce que les choses coûtent et ce que les gens sont payés est réservé au propriétaire et aux administrateurs, et c’est la base de données qui l’applique plutôt que des boutons cachés. Un membre ne peut pas lire un salaire ni un coût unitaire, même en le demandant directement.

Le dossier du comptable

Revenus, paiements avec leurs frais, comptes à recevoir et âge des créances, documents annulés, et taxe perçue par taux. Sur le forfait Opérations, il porte aussi les coûts, la taxe payée, et un lien de chaque dépense vers le reçu correspondant. Il est fait pour être remis — il organise et exporte, et ne détermine rien.

Forfaits

Gratuit couvre les soumissions, factures, reçus, clients et la taxe manuelle. Taxe automatique ajoute Stripe Tax à l’émission. Opérations ajoute les chantiers, les heures, les coûts, la saisie des reçus, la marge et le dossier complet du comptable — et c’est le forfait qui permet à plus d’une personne de se connecter. Si un forfait prend fin, vos registres restent lisibles et exportables ; seul l’ajout s’arrête.

Travailler sur un chantier

Si vous pointez, photographiez des reçus et cochez des tâches, c’est la moitié qui vous concerne. Tout se trouve sur un seul écran, pour ne pas avoir à en chercher quatre.

Pointer à l’arrivée et au départ

Choisissez le chantier et pointez. L’horloge démarre quand vous appuyez, pas quand quelqu’un approuve. Pointez au départ et le quart devient une saisie qu’un approbateur examinera.

Pauses

Démarrez une pause et l’horloge cesse de compter ; revenez et elle repart. Les heures sont conservées, pas seulement le total, car la durée d’une pause et le MOMENT où elle a eu lieu sont deux questions différentes et une seule satisfait un inspecteur des normes du travail.

Pourquoi vos heures indiquent « en attente »

À moins qu’on vous ait accordé le droit de saisir des heures qui comptent immédiatement, votre quart est une demande tant que quelqu’un ne l’a pas libéré. Les heures en attente ne figurent encore sur aucune facture ni dans aucune marge. Si un chiffre est modifié, la personne qui l’a modifié doit donner une raison, et vous pouvez la lire.

Reçus et kilométrage

Photographiez le reçu et il est lu pour vous. Vérifiez la lecture avant de confirmer : c'est vous qui savez si le total est juste. Un trajet, ce sont deux photos du compteur : choisissez d'abord le véhicule, et l'écran vous dit si celle que vous prenez commence un trajet ou termine celui déjà ouvert.

Vos tâches

Les tâches qui vous sont assignées apparaissent avec leurs échéances. Vous pouvez cocher n’importe quelle tâche comme terminée, et ajouter ou retirer les vôtres.

Quand quelque chose cloche

Je n’arrive pas à modifier une facture

Si elle est émise, c’est la règle et non une panne — voir plus haut. Produisez une note de crédit ou un nouveau document. Seuls les brouillons se modifient.

Les heures n’apparaissent pas sur le chantier

Elles attendent probablement d’être libérées. Regardez sous Autorisations, ou le tiroir des heures en attente dans l’espace de travail. Tant qu’elles ne sont pas libérées, elles sont délibérément absentes des marges et des factures plutôt que comptées trop tôt.

Je ne vois pas ce que les choses coûtent

Les données de coûts et de paie sont réservées au propriétaire et aux administrateurs. C’est une règle de la base de données, pas un bouton caché : elles n’apparaîtront pas en cherchant ailleurs. Demandez à un propriétaire si vous en avez besoin.

Un courriel n’est pas arrivé

Vérifiez d’abord les indésirables, surtout pour le tout premier message envoyé à une adresse — les fournisseurs de courriel y classent un expéditeur inconnu, puis apprennent. Les invitations et les documents partent de notre propre expéditeur ; les confirmations d’inscription et les liens de mot de passe viennent du service d’authentification. Si rien n’arrive du tout, dites-le-nous et nous pourrons voir si le message est parti.

J’ai oublié mon mot de passe

Utilisez le lien sur la page de connexion. Nous vous envoyons un lien qui ne sert qu’une fois et qui expire. Si vous utilisez une application d’authentification, un code vous sera tout de même demandé ensuite — réinitialiser un mot de passe n’a jamais été un moyen de la contourner.

J’ai perdu mon authentificateur

Il n’y a pas de retour en libre-service, délibérément : un bouton « appareil perdu » est exactement le contournement qu’utiliserait quelqu’un ayant volé votre mot de passe. Écrivez-nous et nous retirons le facteur à la main, en consignant que nous l’avons fait.

La taxe automatique calcule zéro

Stripe calcule la taxe à partir des inscriptions que détient votre compte connecté. Si vous n’avez pas ajouté l’inscription pour un endroit, rien n’y est perçu. Vérifiez que l’inscription existe et qu’elle est bien active.

Un pointage indique que personne ne l’a confirmé

C’est un constat, pas une panne. Cela veut dire qu’aucun superviseur n’a encore dit avoir vu cette personne travailler. Confirmer est distinct de libérer les heures, et ni l’un ni l’autre ne bloque l’autre.

Aucun véhicule à choisir

La liste des véhicules est vide sur l'écran de kilométrage. Les véhicules s'ajoutent dans les réglages, et seuls un propriétaire ou un administrateur peuvent en ajouter. Si ce n'est pas votre cas et que la liste est vide, adressez-vous à la personne qui tient les livres.

Une rupture dans la chaîne est signalée

Une rupture dans la chaîne est signalée entre deux trajets. Il s'agit généralement de conduite non consignée, et il n'y a rien à corriger. Si le chiffre paraît impossible — ou si un trajet commence sous la fin du précédent — un relevé a été mal lu et le trajet portant le mauvais chiffre doit être corrigé.

Questions fréquentes

Puis-je modifier une facture après l’avoir envoyée ?

Non, et rien dans le produit ne vous le permettra. Produisez une note de crédit ou une révision. Le client détient une copie de l’originale.

Incleus produit-il mes déclarations ?

Non. Il consigne ce que vous avez perçu et ce que vous avez payé, en chiffres distincts, et les remet proprement. Ce qui est dû est une détermination que nous ne faisons pas.

Dois-je connecter Stripe ?

Seulement pour la taxe automatique ou pour accepter les paiements par carte. La taxe manuelle est complète et gratuite, et bien des entreprises n’ont jamais besoin d’autre chose.

Mon personnel peut-il voir ce que je paie aux gens ?

Non. Les salaires, les coûts unitaires et les marges sont réservés au propriétaire et aux administrateurs, appliqué par la base de données. Un membre voit ce qu’il est lui-même payé, et rien sur qui que ce soit d’autre.

Que se passe-t-il si j’arrête de payer ?

Vos registres restent lisibles et exportables. Ce sont vos documents financiers et nous ne les retiendrons pas pour une question de facturation. Seul l’ajout s’arrête.

Deux personnes peuvent-elles l’utiliser en même temps ?

Oui, sur le forfait Opérations. Invitez-les par courriel et choisissez ce qu’elles peuvent faire sans que quelqu’un vérifie d’abord.

Mes données servent-elles à autre chose ?

Non. Elles ne sont ni vendues, ni regroupées avec celles d’autres entreprises, ni utilisées pour de l’analyse comparative — y compris si cette société est un jour acquise. La clause 7 des conditions l’engage par écrit.

Dans quelles langues fonctionne-t-il ?

En anglais et en français canadien, partout. La langue des documents d’un client suit le client, et elle est figée sur un document au moment de l’émission — une facture en français reste donc en français même si ce client change de langue plus tard.

Incleus peut-il porter mes heures sur une facture ?

Oui. Dans l’éditeur de factures, choisissez le chantier sous « Ajouter des heures non facturées » : chaque entrée libérée et non facturée devient sa propre ligne — la date, le travail effectué, les heures arrondies selon la règle du chantier, et le taux de l’entrée ou celui du chantier. Ce sont des lignes de brouillon que vous pouvez encore modifier. L’émission les marque comme facturées, de sorte qu’une même heure ne peut pas figurer sur une deuxième facture. Le suivi du temps n’est pas qu’une mesure de coût interne : ce qu’un travailleur est PAYÉ et ce qu’un client est FACTURÉ sont deux taux distincts, délibérément.

Les tâches suivent-elles un budget ou des heures ?

Non. Une tâche est un intitulé, une personne responsable et une échéance sur un chantier — une liste à cocher, pas une ligne budgétaire. Les tâches ne sont rattachées à aucune ligne de soumission, les heures sont enregistrées sur le CHANTIER et non sur une tâche, et cocher une tâche ne déplace aucune marge. C’est le chantier qui mesure l’argent : les coûts et les heures s’y accumulent, et le graphique de marge les compare à la soumission qui a servi à fixer le prix.

Si je fais l’objet d’une vérification, Incleus peut-il montrer le reçu derrière un coût ?

Oui, pour tout ce qui y a été photographié ou téléversé. L’image d’un reçu est conservée quoi qu’il arrive au coût qu’elle a payé — le fichier n’a aucune voie de suppression, et archiver un reçu le range plutôt que de l’effacer — et le dossier du comptable énumère chaque coût à côté du document qui le justifie. Chaque montant inscrit sur un coût a été confirmé par une personne plutôt qu’accepté de la lecture automatique, la personne qui a photographié un reçu n’est pas celle qui l’a approuvé, et chaque lien émis vers une image est consigné avec son demandeur et son échéance. Ce qu’Incleus ne fait pas, c’est vous dire ce que vous devez ni ce qu’une administration fiscale acceptera : il conserve les pièces et vous montre d’où vient chaque chiffre.

Obtenir de l’aide

Écrivez à support@incleus.com. Dites-nous ce que vous faisiez, ce que vous attendiez, et ce qui s’est produit à la place — et si un document ou un chantier est en cause, son numéro ou son nom. C’est habituellement suffisant pour le retrouver.

Vous avez trouvé une faille de sécurité ? security@incleus.com, et lisez d’abord la page de divulgation — elle dit ce que nous promettons et ce que nous ne promettons pas.

Des questions sur vos renseignements personnels, ou vous en voulez une copie ? privacy@incleus.com.

Incleus, c’est la facturation, les soumissions et les reçus pour les travailleurs autonomes et les petites entreprises de métiers au Canada — avec les taxes calculées ligne par ligne plutôt que devinées. Gratuit au départ, et la facturation le reste. Aucune carte pour commencer.

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